每天要写大量邮件？商务邮件不知道怎么措辞？回复客户总是词不达意？AI 邮件助手可以帮你解决这些问题。本文将通过具体场景和实操步骤，教你如何用 AI 写出高质量的各类邮件。

第一步：明确你的邮件需求

在向 AI 提出写作需求之前，先想清楚以下四个问题：

第二步：写出高质量的提示词

提示词的质量直接决定邮件质量。以下是几个常见场景的提示词模板：

帮我写一封商务合作邮件。收件人是某科技公司的市场总监，我们是一家 AI 工具开发公司，希望探讨双方在内容营销方面的合作机会。语气专业友好，邮件控制在 200 字以内，结尾留下我的联系方式等待回复。

帮我写一封给老板的项目进度汇报邮件。项目名称：智能客服系统升级。当前进度：前端开发完成 80%，后端接口联调中。遇到的问题：第三方 API 响应变慢，需要额外 3 天处理。预计完成时间：下周五。语气正式但不生硬，重点突出进度和风险。

帮我写一封给客户的道歉邮件。原因是订单发货延迟了 5 天，客户已经催过两次。需要表达诚挚歉意，说明延迟原因（仓库系统升级），给出补偿方案（免运费 + 下次订单 9 折），语气真诚不卑不亢。

AI 生成初稿后，通常需要做以下调整：

收到一封邮件不知道怎么回？把原邮件内容粘贴给 AI，告诉它你的态度和立场：

以下是客户发来的邮件：[粘贴邮件内容]。客户想砍价 20%，我们的底线是 10%。帮我写一封回复，表达理解但坚持立场，同时提供其他增值服务作为替代方案。语气要坚定但有诚意。

邮件写好后，不要急着发送，按以下清单逐项检查：

会，如果你的提示词太笼统。解决方法是在提示词中加入你的个人风格描述，比如"语气像和朋友聊天一样轻松"或"用简短的句子，不要长段落"。多生成几个版本挑选，也能避免千篇一律。

当然可以。直接告诉 AI "用英文写"即可。如果不确定表达是否地道，可以追加一句"请确保语法和表达符合英语母语者的习惯"。

不要在提示词中包含密码、银行账号、身份证号等敏感信息。如果邮件涉及这些内容，先让 AI 写好框架，再手动补充敏感部分。

可以在提示词中描述你的写作风格偏好，或者提供你之前写过的邮件作为参考样本。AI 会模仿你的风格，让邮件读起来更像你本人写的。